Hybride events zijn de toekomst

hybride events zijn de toekomst

Hybride, hybride, hybride. Deze term duikt steeds vaker op, ook nu de evenementenwereld stilaan terug ontwaakt.

Allemaal goed en wel, maar een hybride event, wat is dat nu eigenlijk? En wat is de meerwaarde ervan?

Hybride events, wat houdt dat nu concreet in?

Een hybride event is een combinatie van een virtueel en een fysiek event. Een deel van het publiek zit dus in een fysieke ruimte, terwijl een andere groep volgt vanop afstand. Het belangrijkste is dat elke bezoeker zich betrokken voelt en interactiemogelijkheden heeft.

Het grootste misverstand is dat een hybride event inhoudt dat er een livestream is van een fysiek event. Dat klopt niet want dan kan de virtuele bezoeker niet actief deelnemen of in interactie gaan met de host of andere bezoekers. Bij een hybride event is er altijd tweerichtingsverkeer: ook het remote publiek wordt betrokken door middel van videocalls, polls, chatfuncties, … Bij een hybride event is er een optimale integratie van technologie om de participatie van zowel het live als het virtueel publiek te vereenvoudigen.

Waar maken hybride events het verschil?

De belangrijkste insteek bij hybride events is dat beide doelgroepen evenwaardig behandeld worden. Concreet: virtuele bezoekers delen hun mening via een online poll terwijl fysieke bezoekers een QR-code kunnen scannen om diezelfde vraag te beantwoorden.

Daarnaast zitten bezoekers niet te wachten op een exacte kopie van de fysieke wereld in het virtueel platform. Wat wil de bezoeker wel? Actief betrokken worden, interactiemogelijkheden krijgen en contacten kunnen leggen. Een 360°-beursstand ziet er fantastisch uit, maar als de virtuele bezoeker daar amper iets kan doen dan haakt hij al snel af. Dan zet je namelijk het live publiek boven het online publiek.

Focus dus op gebruiksgemak en optimale beleving voor beide audiences. Daar draait het bij een hybride event nu eenmaal om.


Welke voordelen brengen hybrid events met zich mee?

1.       Het publiek en je bereik is groter

De wereld is je publiek, er staat geen limiet op het aantal aanwezigen. Dat heb je bij een uitsluitend fysiek event wel. Door de coronacrisis heeft iedereen bovendien geproefd van remote events en daar willen ze niet terug van afstappen. Ze willen de voordelen ervan behouden, sommigen volgen nu eenmaal liever mee vanop afstand zonder zich te moeten verplaatsen. Bij een live event vallen die mensen uit de boot.

 

Daarnaast zijn er nog diegene die vaak twijfelen of het event hun kostbare tijd al dan niet waard is. Ook voor hen is een hybride event ideaal: ze kunnen online meevolgen en zelf beslissen of het voor hen relevant is.

2.     De betrokkenheid ligt hoger

Een hybride event brengt veel mogelijkheden tot interactie met zich mee. Zoals eerder aangehaald kan je een poll lanceren bij zowel het virtueel als het live publiek. Dat geldt ook voor een Q&A: laat beide doelgroepen vragen insturen en beantwoord die dan live. Zelfs netwerking kan perfect hybride. Het live publiek kan voor en/of na het event in gesprek gaan met elkaar en ook virtueel kan je daar perfect een ruimte voor inrichten.

3.       Hybride events dragen bij tot een duurzame toekomst

In-person meetings en live evenementen blijven uiteraard belangrijk, maar de hybride manier is een geschikte oplossing om onze ecologische voetafdruk te verkleinen. Door de coronacrisis hebben we bovendien ontdekt dat bepaalde zaken perfect virtueel kunnen. Bedrijven kunnen hun zakenreizen binnen de perken houden wat zorgt voor minder vervuiling en CO2-uitstoot.

Bijvoorbeeld: bij een productlancering is het niet nodig om alle collega’s van over de hele wereld samen te krijgen, maar kunnen sommigen perfect online meevolgen.

4.       Je kan digitale content hergebruiken, ook na het event

Bij hybride events kan je bestaande digitale content eenvoudig hergebruiken om de virtuele ruimte in te richten. Het volledige evenement kan je bovendien opnemen. Dat is handig voor mensen die er om één of andere reden niet konden bij zijn én voor jouw contentcreatie. Duik in je verzamelde data en ontdek welke informatie werkt voor welk publiek. Dan weet je meteen welke fragmenten je kan gebruiken op sociale media of waar je dieper op in kan gaan via een blogpost. Hetzelfde geldt voor Q&A, ook daarmee leer je jouw doelgroep beter kennen.

5.       De ROI is hoger

Met hetzelfde budget kan je efficiënter aan de slag. Bij een hybride evenement combineer je nu eenmaal de voordelen van een live en een virtueel event. Denk aan: minder verplaatsingskosten, minder catering, minder verblijfskosten, minder beursmateriaal, …

 

Bovendien bereik je meer mensen door het event ook virtueel aan te bieden en kan je het gedrag van die bezoekers meten. Je verzamelt relevante inzichten die je kan meenemen naar het volgende event. De virtuele ruimte kan je dus hergebruiken voor andere events.

6.       Flexibiliteit staat centraal bij hybride events

Dankzij de combinatie van fysiek en virtueel kan je onder elke omstandigheid jouw event organiseren. Zelfs wanneer er plots een globale pandemie is bijvoorbeeld… Je kan altijd terugvallen op een virtuele tool zoals Xperify waar je content klaarstaat. De content kan je daarnaast snel updaten of wijzigen.

7.       De bezoeker is er meer dan klaar voor

Verschillende onderzoeken wijzen in dezelfde richting: niemand wil terug naar hoe het vroeger was. Iedereen leerde ondertussen werken met digitale tools en de meerderheid wil het gebruiksgemak dat daarmee gepaard gaat absoluut behouden. Vooral de combinatie van het fysieke en virtuele aspect maakt een hybride event interessant. De bezoeker kiest zelf of hij live of remote meevolgt.

Conclusie: hybride events zijn de toekomst

Ook na corona gaan we niet terug naar uitsluitend fysieke events. Luister dus naar je klanten en speel in op die nieuwe behoeftes.

Because if you won’t, someone else will…

Meer weten over de mogelijkheden van hybride events?

Contacteer ons gerust, we helpen je graag verder.


Klaar om uw klanten virtueel te ontvangen?

Plan nu een afspraak in en we bekijken samen hoe Xperify u kan helpen.